Als je voor jezelf werkt, kan een no-show of last-minute annulering betekenen dat je inkomsten de hele dag wegvallen - met andere woorden: een ramp.

Maar je cliënten zijn mensen en er gebeuren dingen, zoals ongelukken, verwondingen en soms gewoon vergeetachtigheid.

Hier lees je hoe je het aantal gemiste afspraken tot een minimum beperkt, je inkomen beschermt en enkele ideeën over wat je kunt doen om het meeste uit annuleringsdagen te halen!

Boekingskosten/Aanbetalingen

Neem altijd een aanbetaling! Dit is vrij standaard, omdat het ervoor zorgt dat je klant serieus is over wat hij of zij wil. Het is heel normaal dat mensen van gedachten veranderen, besluiten dat ze het geld niet hebben, of er gewoon geen zin in hebben op de dag zelf - het doel van de aanbetaling is om hen ervan te weerhouden deze last-minute beslissingen te nemen.

De aanbetaling is je vangnet in het geval van een annulering, dus zorg ervoor dat het meer is dan een symbolisch bedrag en maak duidelijk of de aanbetaling wordt afgetrokken van de kosten van de tatoeage, of dat het een eigen vergoeding is.

Annuleringsbeleid

Zorg ervoor dat je een duidelijk annuleringsbeleid hebt, zodat je klanten, ongeacht welke beperkingen je oplegt, geen excuus hebben om het niet te weten!

Idealiter zou dit ergens gemakkelijk toegankelijk moeten zijn, zoals op je website, en in duidelijke taal geschreven om verwarring te voorkomen. Het moet de verschillende termijnen beschrijven waarbinnen ze moeten annuleren. Het annuleren van de afspraak weken van tevoren kan bijvoorbeeld betekenen dat ze hun aanbetaling kwijtraken, terwijl een annulering op de dag zelf of een no-show kan betekenen dat ze hun kans om door jou getatoeëerd te worden voor altijd verkeken is.

Bedenk hoe lang het duurt voordat je een geannuleerde afspraak weer kunt invullen, en wat je als een redelijke boete beschouwt voor klanten die je voor de gek houden. Dit zal waarschijnlijk afhangen van hoe populair je bent.

Herinneringen

Het sturen van herinneringen aan je aanstaande tattoo-afspraak is een geweldige manier om te voorkomen dat je meer vergeetachtige klanten no-shows worden! Als je de afspraak persoonlijk boekt, kun je de datum en het tijdstip van de afspraak op een visitekaartje noteren, dat zij als visuele herinnering bij zich kunnen houden.

Stuur een week voor de afspraak een sms of e-mail om je klant eraan te herinneren dat hij of zij een afspraak met je heeft en overweeg nog een sms of e-mail een dag of twee vóór de sessie.

Wachtlijst/Annuleringenlijst

Een manier om te helpen bij het invullen van last-minute annuleringen en no-shows is het opstellen van een wachtlijst. Instagramkanalen zijn een geweldige manier om dit te doen, of je kunt een sms- of e-mailservice opzetten om je klanten te laten weten dat je beschikbaarheid hebt. Om te voorkomen dat je lijst te lang wordt, kun je deze geheim houden en alleen je favoriete klanten erop laten staan!

Leer NEE te zeggen

Kijk, er zijn veel goede redenen waarom je klanten mogelijk afzeggen, niet komen opdagen of te laat komen voor hun afspraak. En veel van die redenen zijn niet echt goed. Het is aan jou hoe aardig je wilt zijn. Er is niets mis mee om iemand het voordeel van de twijfel te geven als je denkt dat hij of zij oprecht is.

Maar voor die mensen die je duidelijk voor de gek houden? Zeg gewoon nee. Jouw vaardigheden, tijd en geestelijke gezondheid verdienen meer aandacht.

Zorg voor een back-up-plan

Het is de dag van de afspraak en je klant is nergens te bekennen. Haal diep adem, zet die aanbetaling op de bank en ga aan de slag.

Dit is het perfecte moment om aan de slag te gaan met je ontwerpen voor de komende dagen en misschien zelfs een avond voor jezelf vrij te maken! Zelfs als ze vooraf hebben afgezegd, moet je van deze gelegenheid gebruik maken om naar de studio te gaan voor werk of om je collega's te helpen.

Terwijl je daar toch bent, waarom zou je dan niet wat sociale media-content maken? Omdat we nu allemaal experts op het gebied van sociale media moeten zijn – en het maken van die Reels en TikToks een eeuwigheid kan duren – kan de omgeving van een studio tot enkele interessante ideeën leiden. Je zou zelfs een planningstool kunnen gebruiken om de sociale berichten van de volgende week te regelen: graag gedaan, toekomstige jij.

Als je binnenkort een tattoo-conventie hebt, kun je nadenken over hoe je jezelf en je tafel het beste kunt promoten met leuke dingen zoals stickers, posters en prints!

En als al het andere niet lukt, ga gewoon tekenen.

Probeer niet te zwelgen in de teleurstelling van een gemiste afspraak - bescherm jezelf en je bedrijf en zorg ervoor dat geen dag verloren gaat!